Glosario

1. ALMACEN E INVENTARIOS. 

ALMACÉN: Es el lugar físico dispuesto para el recibo, registro y almacenamiento temporal de los bienes devolutivos o de consumo adquiridos o transferidos a la entidad, a cualquier título, con el fin de atender el desarrollo de su función administrativa, las necesidades básicas de sus dependencias y del sector trabajo.

BAJA DE BIENES: Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, física y documentalmente, de bienes servibles pero que por su obsolescencia ya no cumplen con los requerimientos de la entidad o de bienes inservibles que han sufrido daños a lo largo de su vida útil, previo el cumplimiento de los requisitos administrativos y fiscales.

BAJAS DE BIENES SERVIBLES NO NECESARIOS PARA EL SERVICIO: Son aquellos bienes que estando en buen estado no son utilizables en las labores inherentes porque la finalidad para la cual fueron adquiridos no se encuentra vigente ni se evidencia que puedan requerirse en un futuro; también se consideran bienes no necesarios para el servicio los elementos tecnológicamente obsoletos y en general aquellos que por su alto costo de mantenimiento frente a las opciones de renovación existentes en el mercado, hacen muy onerosa su permanencia en los activos fijos .

BAJAS POR PÉRDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES: Es la baja de bienes que se realza en casos de pérdida, daño total o deterioro irreparable de bienes de propiedad de la entidad que se encuentren en depósito o en servicio.

BIENES DE CONSUMO DE CONTROL: Son bienes que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo, su costo es inferior a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes. Son bienes que, habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, discrecionalmente la entidad decidió que serán controlados administrativamente.

BIENES EN BODEGA O DEPÓSITO: Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, que han sido adquiridos por la entidad para una función específica a cualquier título y que se encuentran en las bodegas de la entidad.

BIENES INMUEBLES: Son inmovibles como terrenos o edificaciones.

BIENES INSERVIBLES: Conjunto de bienes devolutivos o de consumo que por su desgaste, deterioro u obsolescencia física ya no cumplen con los requisitos de funcionamiento de las dependencias de la entidad, o que cumplieron su vida útil en la bodega sin que se les dé un destino específico.

BIENES INTANGIBLES: son los bienes que carecen de existencia material.

BIENES MUEBLES: Son elementos que se pueden movilizar de un lugar a otro; algunos disponen de un período de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en cambio, son eminentemente fungibles y perecibles y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del producto o por el momento en que son puestos en uso.

BIENES TANGIBLES: son los bienes que poseen naturaleza material.

COMODATO O PRÉSTAMO DE BIENES: Entrega temporal de un bien para uso y disfrute, con la obligación de restituirlo.

CUSTODIA: Guardar los bienes, efectuando un control de las ingresos y egresos, mediante tarjetas de control de existencias o libros auxiliares sistematizados.

DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Es la ocurrida entre la fecha en que se adquirió el bien material y los cierres de los periodos.

DEPRECIACIÓN: La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien durante su vida útil por el uso que se haga de él.

DONACIÓN: Entrega sin retribución de cualquier bien tangible o intangible.

ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los elementos que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado que se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente o entran a formar parte integrante constitutiva de esos otros.

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son aquellos elementos que por razones de su naturaleza se deterioran a largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución, le corresponde a la administración retirarlos del servicio, velar por su guarda y custodia mientras se adelanta el proceso de baja definitiva de los activos y cuentas del balance de la entidad.

ENAJENAR: Transferir, traspasar o ceder la propiedad de una cosa.

FUNCIÓN DE ALMACENAMIENTO: Es la acción de guardar los bienes de acuerdo con su naturaleza, características técnicas, índice de rotación de los bienes, y todas aquellas normas que faciliten la ubicación y despacho en los mismos.

FUNCIÓN DE SUMINISTRO: Proveer de bienes a los servidores públicos para el cabal cumplimiento de las funciones del cargo.

INGRESO DE BIENES POR COMPRAS: Es el ingreso al ALMACÉN, de los bienes adquiridos a través de operaciones mercantiles mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes.

INVENTARIO DE BIENES: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la entidad. El inventario permite verificar, clasificar, controlar, analizar, valorar y depreciar los bienes que ingresan a los depósitos del almacén.

NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO: Cuando el Asegurado tiene conocimiento de la realización del siniestro y/o el beneficiario conoce que tiene derecho de reclamar la suma asegurada, deberá dar aviso a la Aseguradora.

RECUPERACIÓN DE BIENES: Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haber sido detectada su pérdida por parte de la entidad y después de haberse producido su baja del sistema, inventario de los activos y registros contables.

REINTEGRO DE BIENES: Es la devolución al Almacén de bienes que no se requieren en las dependencias la entidad para el cumplimiento de sus funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia de dichos bienes o porque estando en buenas condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios a cargo de la dependencia a la que originalmente fueron destinados.

REPOSICIÓN DE BIENES: Consiste en remplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otro de iguales o de similares características.

SINIESTRO: Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en una póliza hasta determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro.

TOMA FÍSICA: Procedimiento de conteo físico mediante el cual el responsable de almacén presenta una relación ordenada, completa, detallada y valorizada de todos los bienes que integran su patrimonio.

TRASLADO DE BIENES: Acción de ceder los derechos de uso y obligaciones de un bien a un funcionario u otra entidad o persona natural.

TRASPASO: Entrega definitivamente, a título gratuito o por convenio, bienes devolutivos o de consumos servibles o inservibles a organismos oficiales del sector trabajo del orden nacional o territorial.

2. CONTABILIDAD.

ACTIVO CORRIENTE: Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse, en un período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general.

ACTIVO NO CORRIENTE: Está constituido por los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de comercializarlos.

ACTIVO: Cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público, los cuales espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal

BALANCE DE COMPROBACIÓN: Informe que contiene las partidas registradas en el libro mayor con indicación de sus saldos débitos y créditos.

CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS: Se constituye en un instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, del ente público, con base en una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas, que mantiene la identidad, naturaleza y operación de las actividades que conforman el sector público en su conjunto.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.

CONCILIACIÓN CONTABLE: Documento que identifica las partidas en conciliación que ameritan un ajuste en la contabilidad para hacerla coincidir con la realidad.

CONTABILIDAD: Sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar información financiera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de control.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO: Es el estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado a otro.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO: Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades operativas, de inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones.

ESTADO DE RESULTADOS: Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA: es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.

ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Los Estados Contables básicos constituyen las salidas de información del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un periodo, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos.

GASTOS: Los gastos son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.

INGRESOS: Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.

LIBROS DE CONTABILIDAD AUXILIARES: Los libros de contabilidad Auxiliar contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

LIBROS DE CONTABILIDAD: Los libros de Contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas.

LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES: Los libros de contabilidad principales son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones.

LIBRO DIARIO: Presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad.

LIBRO MAYOR: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes.

NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos.

OBLIGACIÓN TRIBUTARIA: Relación jurídico-tributaria comprende, además de la obligación tributaria sustancial, cuyo objeto es el pago del tributo, una serie de deberes y obligaciones de tipo formal, que están destinados a suministrar los elementos con base en los cuales el Gobierno puede determinar los impuestos, para dar cumplimiento y desarrollo a las normas sustantivas.

PASIVO: Obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no corriente.

PATRIMONIO: Comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal.

PLAN DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE: Es el marco general de acciones a ejecutar por las áreas de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos e incluirá como mínimo, las actividades, fechas de cumplimiento, áreas involucradas y los responsables del logro de las metas propuestas.

REGISTRO CONTABLE: Anotación contable que debe ser realizada en los libros de contabilidad para reconocer una transacción contable o un hecho financiero, económico, social o ambiental que afecte a la entidad contable pública.

REPORTES CONTABLES: Son informes de propósito específico que suministran datos e información necesaria para el proceso de consolidación desarrollado por la Contaduría General de la Nación-CGN

SOPORTES DE CONTABILIDAD: Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas.

III. CONTRATACIÓN ESTATAL

ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES: Documento que contiene las solicitudes de aclaraciones, modificaciones o adiciones a los pliegos de condiciones definitivos publicados por la Entidad en el Sistema Electrónico de contratación Pública – SECOP, realizadas por los interesados en presentar oferta dentro de una convocatoria pública efectuada por la Entidad con el objeto de seleccionar entre ellas la más favorable.

ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN: Documento que contiene la decisión de la Entidad de adjudicar el contrato al oferente que presente la propuesta más favorable para la Entidad y para los fines que busca, de acuerdo con las condiciones técnicas y económicas previstas en los pliegos de condiciones. La audiencia de Adjudicación se realiza en los eventos y en la forma prevista en el Artículo 273 de la Constitución Política, en el Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y demás decretos reglamentarios y normas concordantes.

ACTA DE CIERRE: Es el documento que contiene las actividades que se realizan en el acto de cierre del plazo para presentar ofertas y apertura las propuestas presentadas en una licitación, concurso de méritos o una selección abreviada. Este documento contiene los datos que los oferentes presentes en el acto solicitan a la Entidad, tales como: nombre de los proponentes, número de folios de la propuesta, valor de la oferta, presentación de la garantía de seriedad de la propuesta, entre otros.

ACTA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN: Es el documento que contiene las recomendaciones de viabilidad, para que el ordenador del gasto inicie los procesos de selección de contratistas, tales como: licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. Lo anterior con fundamento en los estudios previos presentados por la dependencia que solicite el bien o el servicio, de acuerdo los numerales 1 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN: Es la resolución mediante la cual se adjudica el contrato a la oferta más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca. Este Acto Administrativo se notifica personalmente al proponente favorecido en los términos establecidos en el CPACA y en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.

ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DE LA LICITACIÓN O CONCURSO: Es la Resolución mediante la cual se ordena la apertura de la Licitación Pública, concurso de méritos, selección abreviada.

ACUERDO MARCO: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

ACUERDOS COMERCIALES: Tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

ADENDAS: Documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

BIENES NACIONALES: Bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009​ o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES: Bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y pa​​trónes de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

CAPACIDAD RESIDUAL O K DE CONTRATACIÓN: Aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.

CATÁLOGO PARA ACUERDOS MARCO: Ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco.

CENTRO DE COSTO: Unidad de la Entidad Compradora con presupuesto asignado e independencia en la realización de pedidos.

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO: El Certificado de Registro Presupuestal (requisito de ejecución) es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el responsable del presupuesto con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pagos pactados en el mismo, de acuerdo con los procedimientos presupuestales establecidos para el efecto.

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la afectación al presupuesto previa a la suscripción de los contratos.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-Ley 4170 de 2011.

COMPRADOR PÚBLICO: Es la persona que en nombre de la Entidad Estatal toma decisiones de gasto público para poner a disposición de las personas los bienes, obras y servicios que están a cargo de las Entidades Estatales.

COMPUTACIÓN EN LA NUBE: Es un modelo para habilitar acceso conveniente por demanda a un conjunto compartido de recursos computacionales configurables, por ejemplo, redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios, que pueden ser rápidamente aprovisionados y liberados con un esfuerzo mínimo de administración o de interacción con el Proveedor de servicios.

COTIZACIÓN: Es la respuesta del Proveedor a una solicitud de cotización presentada por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

CRONOGRAMA: Documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.

DOCUMENTOS DEL PROCESO: Los Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

ENTIDAD ESTATAL: Cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993​ y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

ESTUDIO DE MERCADO: Es el estudio de mercado del Proceso de Contratación para seleccionar los Proveedores de un instrumento de agregación de demanda.

ETAPAS DEL CONTRATO: Fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

FASECOLDA: Es la Federación de Aseguradores Colombianos.

FOSYGA: Fondo de solidaridad y garantía.

GARANTÍA ÚNICA: Es el seguro por medio del cual el contratista ampara el pago de los perjuicios directos causados por el incumplimiento de sus obligaciones, estipuladas en una negociación o un contrato que este celebre con una entidad estatal.

GRANDES SUPERFICIES: Establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

GUÍA DE VALORES DE FASECOLDA: Es la guía de precios de vehículos publicada por la Federación de Aseguradores Colombianos (Fasecolda) en formato Excel correspondientes para último mes disponible.

LANCE: Cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

MARGEN MÍNIMO: Valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

MIPYME: Micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

NUBE: Es un modelo para habilitar acceso conveniente por demanda a un conjunto compartido de recursos computacionales configurables, por ejemplo, redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios, que pueden ser rápidamente aprovisionados y liberados con un esfuerzo mínimo de administración o de interacción con el proveedor de servicios.

OPERACIÓN PRINCIPAL: Es el grupo de estudios, actividades que realiza Colombia Compra Eficiente para: (i) identificar los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que deben ser un instrumento de agregación de demanda; y (ii) para estudiar el mercado correspondiente, teniendo en cuenta la oferta nacional e internacional, así como la demanda de tales bienes y servicios por parte de las Entidades públicas, y que el interés de estas sean objeto de un instrumento de agregación de demanda.

OPERACIÓN SECUNDARIA: Es la transacción realizada por la Entidad Compradora, que inicia con la identificación de una necesidad y la decisión de efectuar un gasto para satisfacerla. Antes de adquirir bienes y servicios de características uniformes, la Entidad Estatal debe verificar si existe un instrumento de agregación de demanda para ese bien y/o servicio. Si existe, debe suscribirse enviando para el efecto una comunicación a Colombia Compra Eficiente y colocar la Orden de Compra en los términos establecidos en el instrumento de agregación de demanda.

ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de vincularse a un instrumento de agregación de demanda, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora.

PERÍODO CONTRACTUAL: Cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

PERSONAL EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD: Son las personas que tienen deficiencias físicas, mentales, intelectuales o sensoriales a mediano y largo plazo que al interactuar con diversas barreras incluyendo las actitudinales, pueden impedir su participación plena y efectiva en la sociedad, en igualdad de condiciones con las demás, en los términos de la Ley Estatutaria 1618 de 2013.

PETICIÓN: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente título.

PQRS: Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias.

PROCESO DE CONTRATACIÓN: Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelan­tadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

PROVEEDOR: Cualquier interesado en participar en el Sistema de Compra Pública vendiendo bienes, obras o servicios a las Entidades Estatales.

QUEJA: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

RECLAMO: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención a una solicitud.

REGISTRO TIC: Es el registro de Proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones y titulares de permisos para el uso del espectro radioeléctrico que es el mecanismo a través del cual se formaliza la habilitación general para la prestación de redes y/o servicios de telecomunicaciones, de acuerdo con los artículos 10 y 15 de la Ley 1341 de 2009 y el Decreto 4849 de 2009.

RFI: REQUEST FOR INFORMATION: Es la solicitud de que envía una Entidad Estatal para obtener información sobre el mercado en la etapa de planeación de un Proceso de Contratación.

RIESGO: Evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

RPBN: Registro de productor de bienes nacionales.

RUNT: Registro único nacional de tránsito.

RUP: Registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

SECOP II: Es la nueva versión del SECOP para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Desde su cuenta, las Entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los Procesos y enviar observaciones y Ofertas.

SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública conformado por el conjunto de plataformas o soluciones tecnológicas puestas a disposición del Sistema de Compra Pública por Colombia Compra Eficiente o quien haga sus veces.

SERVICIOS NACIONALES: Servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.

SFC: Superintendencia Financiera de Colombia.

SICOM: Es el sistema de información de combustibles líquidos del Ministerio de Minas y Energía.

SIIF: Es el sistema integrado de información financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

SIREM: Es el sistema de información y reporte empresarial de la Superintendencia de Sociedades.

SISTEMA DE COMPRA PÚBLICA: Es la estructura organizada para tomar decisiones de gasto público con el propósito de poner a disposición de las personas los bienes, obras y servicios a cargo de las Entidades Estatales, el cual está conformado por los actores del mercado, la regulación y los procedimientos aplicables al mercado y sus actores, las autoridades encargadas de aplicar tales regulaciones y procedimientos, los sistemas de información y las relaciones entre los actores, las autoridades y las Entidades Estatales. 

SMMLV: Salario mínimo mensual legal vigente.

SOAT: Seguro obligatorio de accidentes de tránsito para los vehículos automotores que transitan por el territorio nacional que ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito, incluyendo los vehículos extranjeros que circulan por el territorio nacional y excluyendo aquellos que se movilizan por vías férreas y la maquinaria agrícola.

SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: Es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública. En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN: Es el evento creado por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano para solicitar a los Proveedores la presentación de su cotización.

SUGERENCIA: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad.

TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores a través del cual deben hacerse la transacción del instrumento de agregación de demanda.

4. FINANCIERA

ACTIVO APTO: Es aquel que requiere necesariamente de un periodo sustancial para que esté en condiciones de utilización, venta, explotación o generación de rentas o plusvalías.

ACTIVO CONTINGENTE: Es un derecho o recurso de naturaleza posible, que surge de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia, o en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están bajo el control del Instituto.

ACTIVO FINANCIERO: Representa un derecho contractual a recibir efectivo u otro activo financiero a otra entidad.

ACTIVO: Representa los recursos controlados por la entidad como resultado de un evento pasado, de los cuales se espera obtener un potencial de servicio.

ACTIVOS DE NATURALEZA REMOTA: Activo por concepto de litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos, cuya existencia o probabilidad de generar un derecho para el Instituto es prácticamente nula.

ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO: Son los activos que el Instituto mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, el Instituto no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado.

ACTO ADMINISTRATIVO: Es la expresión de la voluntad de la Administración pública, dirigida a crear, modificar y extinguir un derecho, y en general, tendiente a producir efectos jurídicos.

ADICIONES Y MEJORAS: Erogaciones en que incurre el Instituto para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.

ARBITRAJE: Mecanismo alternativo de solución de conflictos mediante el cual las partes defieren a árbitros la solución de una controversia relativa a asuntos de libre disposición o aquellos que la ley autorice.

ARRENDADOR: Persona que da en arrendamiento un activo.

ARRENDAMIENTO FINANCIERO: Un arrendamiento se clasificará como financiero cuando el arrendador transfiera, sustancialmente al arrendatario, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo, así su propiedad no sea transferida.

ARRENDAMIENTO OPERATIVO: Un arrendamiento se clasificará como operativo si el arrendador no transfiere, sustancialmente al arrendatario, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo.

ARRENDAMIENTO: Es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos.

ARRENDATARIO: Persona que toma en arrendamiento un activo.

AUSENCIAS ACUMULATIVAS: Son aquéllas cuyos derechos de usufructo se aplazan o trasladan a futuros períodos, en caso de no haberse hecho uso completo del derecho durante el período presente.

AUSENCIAS NO ACUMULATIVAS: Son aquéllas cuyos derechos de usufructo no se trasladan al futuro.

BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS A CORTO PLAZO: Son los otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable y cuya obligación de pago venza dentro de los doce meses siguientes al cierre de dicho periodo.

BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS A LARGO PLAZO: Son los otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable y cuya obligación de pago no venza dentro de los doce meses siguientes al cierre de dicho periodo. No incluyen los beneficios post empleo y los relacionados con la terminación del vínculo laboral o contractual.

BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS: Comprenden todos los tipos de retribuciones que el Instituto proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios.

BENEFICIOS POR TERMINACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL O CONTRACTUAL: Son aquellos a los cuales la entidad está comprometida por ley, por contrato u otro tipo de acuerdo, o por una obligación implícita, cuando se dan por terminados los contratos laborales anticipadamente o cuando el empleado acepta una oferta de beneficios en compensación por la terminación del vínculo laboral o contractual.

BENEFICIOS POST EMPLEO: Son aquellos diferentes de los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual) que se pagan después de completar el periodo de empleo en la entidad, es decir se pagan tras la terminación de su ejercicio activo en la entidad contable pública.

CARACTERÍSTICAS DE LA MATERIALIDAD: Un hecho económico es relevante o importante, si por sí mismo puede hacer cambiar de opinión a una persona sensata.

CARTERA DE DIFÍCIL COBRO: Corresponde a los derechos u obligaciones que, debido a su antigüedad, la situación particular del deudor o del proceso de cobro conlleva a estimar de forma fiable o razonable que esta no será recuperable.

CESANTÍAS: Este auxilio corresponde a una suma de dinero que el empleador está obligado a pagar al trabajador a razón de un mes de sueldo o jornal por cada año de servicio o proporcionalmente por el tiempo laborado en el año.

COBRO PERSUASIVO: Es la actuación administrativa mediante la cual la entidad acreedora invita al deudor a pagar voluntariamente sus obligaciones, previamente al inicio del proceso de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar el trámite administrativo y judicial, los costos que conlleva esta acción, y en general solucionar el conflicto de una manera consensuada y beneficiosa para las partes.

COMPONENTES: Son elementos significativos de las propiedades, planta y equipo que son identificables por separado de un activo principal, pueden estar constituidos por piezas, repuestos, costos por desmantelamiento o inspecciones generales.

CONCILIACIÓN: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

CONTRATOS ONEROSOS: Teniendo en cuenta que la naturaleza del Instituto no es la búsqueda de beneficios económicos o utilidades, un contrato oneroso puede definirse como aquel en el que, durante su ejecución, se evidencia que los costos inevitables para cubrir las obligaciones establecidas son superiores a los recursos inicialmente dispuestos para tal fin

CONTROL DE UN ACTIVO: Es cuando se puede obtener el potencial de servicio de los recursos derivados del activo y se puede restringir el acceso de terceras personas al potencial de servicio.

CONTROL DEL ACTIVO TRANSFERIDO: se refiere a la capacidad de una entidad, de excluir o restringir el acceso de terceros a los beneficios económicos o al potencial de servicio de un activo.

CORTO PLAZO: Se considera a corto plazo una inversión con vencimiento de tres meses o menos desde su fecha de adquisición.

COSTO AMORTIZADO: El costo amortizado corresponde al valor del activo inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor.

COSTO DE REPOSICIÓN: Corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este.

COSTO DE UN PASIVO: es la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida, esto es, el efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o el valor de la contraprestación recibida, en el momento de incurrir en el pasivo.

COSTO POR EL SERVICIO PRESENTE: Es el incremento en el valor presente de la obligación por beneficios a los empleados que procede de servicios prestados por los empleados durante el periodo contable.

COSTO POR SERVICIOS PASADOS: Es el cambio en el valor presente de la obligación que se deriva de servicios prestados por los empleados en periodos anteriores, el cual se origina en una modificación de los beneficios otorgados a los empleados.

COSTO: Corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. Se diferencia del costo amortizado y del valor de mercado.

COSTOS DE DESMANTELAMIENTO: Se reconocerán provisiones por costos de desmantelamiento, los cuales corresponden a los costos en que incurrirá el Instituto para desmantelar o retirar el activo, o rehabilitar el lugar en el que este se asienta.

COSTOS DE DISPOSICIÓN: Costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de la transacción similares, los costos de desmontaje o desplazamiento del activo, así como todos los demás costos incrementales para dejar el activo en condiciones para la venta.

COSTOS DE REESTRUCTURACIÓN: Una reestructuración es un programa planeado y controlado por la administración del Instituto, el cual conlleva a una variación significativa, ya sea en el alcance o en la forma como el Instituto lleva a cabo su actividad.

CUENTAS POR COBRAR DE DIFÍCIL RECAUDO: Desde el punto de vista contable representan el valor de las cuentas por cobrar a favor del Instituto pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas desde la cuenta principal, de acuerdo con el evento económico que les dio origen.

CUOTA CONTINGENTE DEL ARRENDAMIENTO: Es la parte de los pagos por arrendamiento cuyo importe no es fijo, sino que se basa en el importe futuro de un factor que varía por razones distintas del mero paso del tiempo (por ejemplo, un tanto por ciento de las ventas futuras, grado de utilización futura, índices de precios futuros, tasas de interés de mercado futuras, etc.).

DEPRECIACIÓN: Es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo a lo largo de su vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio.

DESMANTELAMIENTO DE ACTIVOS: Proceso por el cual, al finalizar la vida útil de un activo, sea necesario su “desarme” para su traslado o abandono, o recuperación de un terreno o cualquier otro activo.

DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Representa el valor acumulado por la pérdida del potencial de servicio o de los beneficios económicos futuros de las propiedades, planta y equipo cuando el valor en libros excede el valor del servicio recuperable, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.

DETERIORO DE LOS ACTIVOS: Es un mecanismo para lograr el valor más apropiado de los mismos, en la medida en que se incorpora en la valoración las expectativas de pérdidas por condiciones del entorno o internas al Instituto, que no siempre están bajo su control.

DETERIORO DEL VALOR DE CUENTAS POR COBRAR: Se entiende como el monto en que el valor en libros excede al valor presente de sus flujos de efectivo futuros recuperables estimados (excluidas las perdidas crediticias futuras), descontados a la tasa de interés de mercado para transacciones similares. El deterioro se calcula cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias.

DETERIORO DEL VALOR DE UN ACTIVO NO GENERADOR DE EFECTIVO: Es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación.

EFECTIVO EN BANCOS: Esta cuenta registra los aumentos y las disminuciones que sufre el efectivo, depositado en instituciones del sistema financiero como consecuencia de las transacciones realizadas.

EFECTIVO EN CAJA MENOR: Es una cuenta que se creó a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de Subdirección de Gestión Corporativa quien maneja ese dinero en efectivo y cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto y teniendo en cuenta el manual de caja menor.

EFECTIVO RESTRINGIDO: Son el efectivo y los equivalentes de efectivo que tienen ciertas limitaciones para su disponibilidad, las cuales normalmente son de tipo contractual o legal.

EFECTIVO: Es todo el dinero que se tiene disponible para gastarlo en cualquier momento, tal como, monedas, billetes, cheques, depósitos a la vista y otros.  Es una cuenta real del Estado de situación financiera, que va ubicado dentro del activo corriente.

EQUIVALENTES AL EFECTIVO: Son inversiones a corto plazo, de gran liquidez, que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

ESTIMACIONES CONTABLES: Una estimación contable es un mecanismo utilizado por el Instituto para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Ello implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas. En caso de que se presenten cambios en la estimación, los mismos podrán ser contemplados, sin que esta acción implique un cambio en la política contable.

ESTIPULACIONES CON CONDICIONES: Es el tipo de estipulación, en el que se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad que los transfirió, quien tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigible la devolución.

ESTIPULACIONES CON RESTRICCIONES: Es el tipo de estipulación, en el que se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una finalidad particular, sin que ello implique que dichos recursos se devuelvan al cedente en el caso de que se incumpla la estipulación.

ESTIPULACIONES: Comprenden las especificaciones sobre el uso o destinación de los recursos transferidos a la entidad receptora de los mismos, las cuales se originan en la normatividad vigente o en acuerdos de carácter vinculante. Las estipulaciones relacionadas con un activo transferido pueden ser restricciones o condiciones.

EXPECTATIVA VÁLIDA: Posibilidad creada por el Instituto frente a terceros, de asunción de una obligación por parte del mismo. En este caso, el acuerdo debe haber sido comunicado a los afectados de manera específica y explícita, no debe transcurrir un largo periodo antes de que el Instituto cumpla con los compromisos asumidos.

FIRMEZA DE UN ACTO ADMINISTRATIVO: Es un aspecto fundamental para que este pueda ser ejecutado por la autoridad competente.

IMPLICACIÓN CONTINUADA: Corresponde a la medida en que el Instituto está expuesto a los cambios de valor de la cuenta por cobrar transferida, originados por los riesgos y ventajas inherentes a esta.

IMPORTANCIA RELATIVA: Una cosa tiene importancia relativa si existe la probabilidad razonable de que el conocimiento que se tenga de ella haya de influir en las decisiones de las personas prudentes que utilizan los estados financieros.

IMPORTE DEPRECIABLE: Es el costo de un activo u otra cantidad que lo sustituya, una vez deducido su valor residual.

IMPORTE EN LIBROS: Es el valor por el que un activo se reconoce en el balance, después de deducir la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro acumuladas, que se refieran al mismo.

IMPORTE RECUPERABLE: Es el mayor valor, entre su valor razonable menos los costos de venta, y su valor de uso.

INDICADOR DE ROTACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR: Es un indicador financiero que muestra el tiempo que les toma a las cuentas por cobrar convertirse en efectivo, el cual se obtiene de dividir el valor de los ingresos entre el valor de las cuentas por cobrar para un periodo de tiempo determinado, generalmente un año.

INGRESOS POR TRANSFERENCIAS: Corresponden a ingresos por transacciones sin contraprestación, o con contraprestación, recibidos de terceros, por conceptos tales como: recursos monetarios o no monetarios entregados por otra entidad pública, donaciones, condonaciones o toma de obligaciones por parte de terceros, bienes declarados a favor del Distrito Capital y los demás determinados por el nuevo marco normativo.

INGRESOS: Son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.

INSTRUMENTO FINANCIERO: Es un contrato que da lugar a un activo financiero en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra entidad.

INTERÉS SOBRE EL PASIVO: Es el cambio que este experimenta por el paso del tiempo. Las ganancias y pérdidas actuariales son cambios en el valor presente de la obligación que procede de los ajustes por nueva información y los efectos de los cambios en las suposiciones actuariales.

LITIGIOS Y DEMANDAS EN CONTRA DEL INSTITUTO: Los litigios y demandas en contra del Instituto reportados y valorados en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C., se reconocerán como provisión, cuando las obligaciones derivadas de los mismos sean clasificadas como probables, esto es, que tengan una probabilidad final de pérdida superior al 50%, o cuyo fallo más reciente sea desfavorable, con independencia de su probabilidad final.

MANTENIMIENTO DE UN ACTIVO: Erogaciones en que incurre el Instituto con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.

MATERIALIDAD: Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS (MASC): Son los procesos alternativos al proceso judicial disponibles para la resolución de conflictos en los cuales más que imponer una solución permite a las partes crear su propia solución. Según el artículo 116, inciso 4, de la Constitución Política "Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de conciliadores o en la de árbitros habilitados por las partes para proferir fallos en derecho o en equidad, en los términos que determine la ley".

MEDICIÓN ACTUARIAL: Corresponde a una cuantificación estadística de las obligaciones que ha contraído la entidad a través de sus pasivos laborales, donde se consideran factores como la mortalidad, invalidez, rotaciones, el análisis del entorno macroeconómico y sueldos proyectados.

OBLIGACIÓN CLARA: Aquella que es fácilmente inteligible y se entiende en un solo sentido.

OBLIGACIÓN EXIGIBLE: La obligación sea ejecutable, es decir, que puede demandarse su cumplimiento por no estar pendiente de plazo o una condición o de estarlo ya se cumplió, y tratándose de actos administrativos, que estos hayan perdido su fuerza ejecutoria.

OBLIGACIÓN EXPRESA: En el que contiene la obligación debe constar en forma nítida el crédito-deuda, sin que para ello haya que acudir a suposiciones.

OBLIGACIÓN IMPLÍCITA: Aquella que asume el Instituto, de manera excepcional, producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que el Instituto está dispuesto a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.

OBLIGACIÓN LEGAL: Aquella que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal.

OBLIGACIÓN POSIBLE: Es cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia, lo cual conlleva a la revelación de un pasivo contingente.

OBLIGACIÓN PROBABLE: Es cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra, lo cual conlleva al reconocimiento de una provisión.

OBLIGACIÓN REMOTA: Cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula, en este caso no se reconocerá un pasivo ni será necesaria su revelación como pasivo contingente.

OBLIGACIONES CONTINGENTES GENERADAS EN CONTRATOS ADMINISTRATIVOS: Se refiere a las obligaciones pecuniarias sometidas a condición, que dependen de la ocurrencia de eventos futuros inciertos diferenciados de los eventos generados por la ejecución normal de los contratos administrativos de las entidades públicas y que cumplen con las condiciones.

OBLIGACIONES CONTINGENTES JUDICIALES: Obligaciones pecuniarias sometidas a condición generadas por procesos judiciales en curso, laudos arbitrales y transacciones en contra de Bogotá D.C.

OBLIGACIONES CONTINGENTES: De acuerdo con el parágrafo del artículo 1 de la Ley 448 de 1998, se entiende por obligaciones contingentes las obligaciones pecuniarias sometidas a condición. Es decir, aquellas obligaciones en virtud de las cuales una entidad debe pagar una suma de dinero a un tercero por la ocurrencia de un evento futuro e incierto.

OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES: corresponde a los fondos recibidos por el Instituto en efectivo y equivalentes al efectivo, de la tesorería central del mismo nivel, para el pago de los gastos incluidos en el presupuesto. También incluye las operaciones sin flujo de efectivo realizadas entre entidades, con independencia del sector y nivel al que pertenezcan; además, los pagos al beneficiario final por parte de la tesorería centralizada previa autorización de los entes públicos distritales.

PACTO DE GARANTÍAS EN CONTRATOS ADMINISTRATIVOS: Para el reconocimiento de provisiones por obligaciones contingentes generadas en el pacto de garantías en contratos administrativos, el Instituto deberá analizar las garantías pactadas diferenciando este tipo de obligaciones de los eventos generados por la normal ejecución de los contratos administrativos suscritos, teniendo en cuenta únicamente las obligaciones que están sometidas al cumplimiento de una o más condiciones.

PASIVO CONTINGENTE: Corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control del Instituto.

PASIVO FINANCIERO: Representa una obligación contractual de entregar efectivo u otro activo financiero a otra entidad.

PÉRDIDA POR DETERIORO: Es el exceso del valor en libros de un activo sobre su valor recuperable.

PLANES DE INCENTIVOS NO PECUNIARIOS: Los planes de incentivos no pecuniarios están conformados por un conjunto de programas flexibles dirigidos a reconocer individuos o equipos de trabajo por un desempeño productivo en niveles de excelencia.

PLANES DE INCENTIVOS PECUNIARIOS: Los planes de incentivos pecuniarios están constituidos por reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de trabajo de cada entidad pública.

PORCENTAJE DE PERMANENCIA DE PERSONAL: Corresponde a la mejor estimación del tiempo en que el empleado brindará sus servicios a la entidad, asociando la información por tipo de cargo (carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, periodo fijo, empleos temporales) o por nivel jerárquico (directivo, asesor, profesional, técnico o asistencial, planta provisional), o por cualquier forma de agregación del personal, que ella determine.

PRESCRIPCIÓN LEGAL: Modo de extinguir las obligaciones por no haberse ejercido las acciones y derechos sobre las mismas durante el plazo consagrado en la normatividad.

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA: En general, la probabilidad es la posibilidad de que algo pase. Las probabilidades se expresan como fracciones (1/6, 1/2, 8/9) o como decimales (0.167, 0.500, 0.889) que están entre cero y uno. Tener una probabilidad de cero significa que algo nunca va a suceder; una probabilidad de uno indica que algo va a suceder siempre. En la teoría de la probabilidad, un evento es uno o más de los posibles resultados de hacer algo.

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Son activos tangibles que posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos. Además, se espera que serán utilizados durante más de un periodo contable.

PROVISIÓN: Pasivo a cargo del Instituto que está sujeto a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento, que puede medirse de forma fiable y cuya probabilidad de ocurrencia es mayor a la de no ocurrencia.

RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA: Contraprestación directa y retributiva, que se paga a los empleados públicos que hayan cumplido cinco (5) años o más de servicio ininterrumpido, en los organismos y entidades a que hace referencia el Artículo 3º del Acuerdo 276 de 2007 modificado por los Acuerdos 336 de 2008 y 528 de 2013.

REESTRUCTURACIÓN: Programa de actuación, planificado y controlado por la administración del Instituto, cuyo efecto es un cambio significativo en el alcance o la manera en que el Instituto lleva a cabo sus actividades.

REPARACIONES: Son las erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.

REPUESTO: Representa el valor de los componentes de las propiedades, planta y equipo que se utilizan durante más de un periodo contable y se capitalizan en el respectivo elemento, previa baja del componente sustituido.

ROTACIÓN DEL PERSONAL: Define la fluctuación del personal que ingresa y se retira de la entidad. Esta variable es insumo para el cálculo del porcentaje de permanencia del personal.

TASA DE CAMBIO DE CONTADO: Es la tasa del valor actual de la moneda funcional en la fecha de la transacción.

TÍTULO EJECUTIVO: Documento en el cual consta una obligación clara, expresa y exigible, contentiva de una suma líquida de dinero a favor de la entidad. Si se trata de Actos Administrativos, deben encontrarse plenamente ejecutoriados.

TRANSACCIÓN CON CONTRAPRESTACIÓN: Es una situación de intercambio de activos y/o servicios monetarios o no monetarios, en la cual, dos o más entidades se entregan una contraprestación que equivale al valor de mercado del bien o servicio recibido.

TRANSACCIÓN SIN CONTRAPRESTACIÓN: Es una operación en la que no hay intercambio de activos y/o servicios, es decir, una de las partes no recibe nada; o si se presenta, una de las partes entrega un valor menor al del mercado del recurso recibido.

UNIDAD DE CRÉDITO PROYECTADA: Método de medición actuarial (a veces denominado método de los beneficios acumulados, o devengados, en proporción a los servicios prestados, o método de los beneficios por año de servicio) según el cual cada periodo de servicio se considera generador de una unidad adicional de derecho a los beneficios, midiéndose cada unidad de forma separada para conformar la obligación final.

VALOR DE MERCADO: El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.

VALOR DE MERCADO: Valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.

VALOR DEL SERVICIO RECUPERABLE: Es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los costos de disposición y el costo de reposición.

VALOR EN LIBROS: Es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.

VALOR ESTIMADO DE INCREMENTO SALARIAL: Valor aproximado en el que se espera se incremente el valor nominal de la remuneración salarial.

VALOR RAZONABLE DE UN ACTIVO: Es el importe por el cual podría ser intercambiado un activo entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.

VALOR RESIDUAL DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Es el importe estimado que se podría obtener en el momento presente por la disposición de las propiedades, planta y equipo, después de deducir los costos estimados por dicha disposición, si el activo hubiera alcanzado ya la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

VIDA ECONÓMICA: Es el periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable por parte de uno o más usuarios, o la cantidad de unidades de producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener de él.

VIDA ÚTIL: Es el periodo durante el cual se espera recibir los beneficios económicos o el potencial de servicio asociado al activo.

V.         GESTIÓN DOCUMENTAL

ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

ACTIVO DE INFORMACION: En relación con la seguridad de la información, se refiere a cualquier información o sistema relacionado con el tratamiento de esta que tenga valor para la organización. Según [ISO/IEC 13335-1:2004]: Cualquier cosa que tiene valor para la organización.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

ARCHIVO DE GESTION: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

BANCO TERMINOLOGICO: Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.

BASE DE DATOS: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida.

CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de estos, cualquiera que sea su titularidad.

DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

DIGITAR: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

EXPEDIENTE ELECTRONICO: El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

EXPEDIENTE FISICO: Compuestos únicamente por documentos en soporte físico.

EXPEDIENTE HIBRIDO: Son los que se componen de documentos electrónicos y documentos físicos.

FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y reciente de un conjunto de documentos.

FIRMA DIGITAL: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación

FIRMA ELECTRÓNICA: La firma electrónica corresponde a métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

FOLIAR: Acción de numerar hojas

FOLIO: Hoja.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

GESTIÓN Y TRÁMITE: Abarca el inicio, la vinculación a un trámite, la distribución, la descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso del expediente hasta que cumple la función inicial por la que fue creado.

GUÍA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

INDEXACION: Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. Establecer puntos de acceso para facilitar la recuperación.

ÍNDICE: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

INSTRUMENTO ARCHIVISTICO: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.

INTEROPERABILIDAD: habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

METADATOS: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.

MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

MIGRACIÓN: Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de estos.

MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS: Instrumento archivístico que permite generar cambios planificados, articulando y dando un ordenamiento lógico a los planes y proyectos que en materia archivística formule la Entidad.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

PRESERVACION DIGITAL: La copia obtenida debe ser convenientemente clasificada, teniendo en cuenta la posibilidad de que el mismo documento exista en otro soporte. A pesar de que la digitalización certificada permite la sustitución del original, pueden presentarse problemas de duplicidad.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL: El conjunto de reglas establecidas para elaborar un documento de archivo. A mayor estandarización y rigor en el procedimiento, mayor fiabilidad de que el documento de archivo sea lo que presume ser.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

PROGRAMA DE PRESERVACION: Conjunto de disposiciones (y de los responsables de tomarlas) destinadas a garantizar la accesibilidad permanente a los materiales digitales de archivo.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

REGISTRO: Acto por el que se atribuye a un documento de archivo un identificador único al introducirlo en un sistema. Información creada, recibida y mantenida como evidencia y como un activo por parte de una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en las operaciones del negocio.

REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

RETENCIÓN DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SECCIÓN: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Conjunto de reglas que rigen el almacenamiento, uso, permanencia y disposición do documentos de archivo y/o información acerca de ellos, así como las herramientas y mecanismos usados para implementar dichas reglas.

SISTEMA DE INFORMACION: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

TABLAS DE CONTROL DE ACCESO: La tabla de control de acceso es un instrumento de referencia, para determinar las agrupaciones documentales que serán objeto de uso, consulta y acceso por parte de usuarios internos y externos.

TESTIGO DOCUMENTAL: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

TOMO: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA: Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión (o de oficina) al Archivo Central, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación. Es importante tener en cuenta los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA: Seleccionar los documentos que se deben entregar del Archivo Central o Intermedio al Archivo Histórico con el Inventario Único diligenciado de Transferencias Secundarias y de conformidad con las Tablas de Retención Documental aprobadas.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico-operativa de una institución.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Derivado de unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.… compleja, cuando la constituyen varios tipos documentales, formando un expediente.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Derivado de unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental... o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

VALOR CIENTÍFICO: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALOR CULTURAL: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

VALOR JURÍDICO O LEGAL: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALORACION DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

VI.        PRESUPUESTO

APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Son autorizaciones máximas de gasto que el Concejo Distrital aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año, estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra acreditarse.

ARMONIZACIÓN PRESUPUESTAL: Se entiende por ‘armonizar’ el proceso mediante el cual se ajusta el Presupuesto Anual en ejecución al nuevo Plan de Desarrollo aprobado para el periodo constitucional correspondiente. Consiste en adecuar la estructura presupuestal definida en el marco del plan de desarrollo vigente a la estructura del nuevo plan de desarrollo que regirá por un periodo de gobierno.

BANCO DISTRITAL DE PROGRAMAS Y PROYECTOS: Es un conjunto de actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas social, técnica y económicamente; registradas y sistematizadas en el Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un documento de carácter obligatorio expedido por el responsable de presupuesto o quien haga sus veces, a solicitud de los funcionarios competentes, con el cual se garantiza la existencia de la aprobación disponible y libre de afectación para atender un determinado compromiso con cargo al presupuesto de la vigencia o con cargo a vigencias futuras debidamente aprobadas.

COMPROMISOS: Son obligaciones adquiridas con cargo a una apropiación presupuestal, a través de un contrato, orden de compra, orden de prestación de servicio, convenio o cualquier otro acto administrativo legalmente constituido; dichos compromisos deben adquirirse entre el 1° de enero y 31 de diciembre de cada año, fecha en la cual los saldos no comprometidos expiran sin excepción alguna.

CONSEJO DISTRITAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y FISCAL (CONFIS): Es el ente rector de la Política Fiscal y coordina el sistema presupuestal; está conformado por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., quien lo presidirá; el Secretario de Hacienda Distrital; el Director del Departamento Administrativo de Planeación Distrital y tres (3) funcionarios que designe el Alcalde Mayor. La Secretaría Técnica y Administrativa del Consejo corresponde a la Entidad Distrital de Planeación.

EJECUCIÓN ACTIVA: Corresponde al recaudo de los ingresos por cada uno de los renglones rentísticos que conforman el presupuesto anual, cuya competencia y en desarrollo del principio de unidad de caja, corresponde a la Secretaria Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Tesorería, con excepción de los recursos recaudados directamente por los Establecimientos Públicos, las Unidades Administrativas Especiales y el Ente Autónomo Universitario. La ejecución activa incorpora la totalidad del recaudo de una vigencia sin tener en cuenta el año de su causación.

EJECUCIÓN PASIVA: Es el proceso mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal y se garantiza que esta no será desviada a ningún otro fin; se inicia con la asunción de compromisos, los cuales se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal y con la operación del registro presupuestal que lo perfecciona.

FUENTES DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA: Son recursos que corresponden a fuentes externas o exógenas provenientes de la Nación, tales como el sistema general de participaciones, las regalías y compensaciones y las rentas cedidas entre otras; se manejan en cuentas atesórales y contables en forma separada.

FUENTES DE LIBRE DESTINACIÓN: Provienen del recaudo de los ingresos ordinarios de las entidades territoriales, cumplen con el Principio de Unidad de Caja, no están atadas a la financiación de gastos predeterminados y permiten la flexibilidad al manejo de las finanzas.

GASTOS: El Presupuesto de Gastos incluye la totalidad de las apropiaciones de las Entidades que forman parte del Presupuesto Anual del Distrito Capital y se clasifica en Gastos de Funcionamiento, Servicio de la Deuda y Gastos de Inversión.

VII.       TALENTO HUMANO

ACTO ADMINISTRATIVO: Declaración de voluntad realizada por la administración en el ejercicio de una potestad administrativa. Documento que se realiza en el ejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales de manera inmediata. Según su origen se denominan ley, decreto, acuerdo, resolución, ordenanza.

ACUERDOS DE GESTIÓN: Son los compromisos adoptados por el gerente público (empleado de libre nombramiento y remoción) con su superior jerárquico que, a su vez, describe los resultados esperados en términos de cantidad y calidad (artículo 50 Ley 909 de 2004).

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS: Es una tarea que existe en todas las áreas y niveles de la organización, es una responsabilidad que compete a todas las áreas y niveles de la organización.

ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO: Consiste en la planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano (artículo 39 Ley 489 de 1998).

ADMINISTRACIÓN: Consiste en integrar y coordinar los recursos organizacionales para alcanzar los objetivos definidos de la manera más eficaz y eficiente posible.

APRENDIZAJE: Es el proceso social de construcción de conocimiento en forma colaborativa en el cual interactúan dos o más sujetos para construirlo, a través de la discusión, reflexión y toma de decisiones, este proceso social trae como resultado la generación de conocimiento compartido, que representa el entendimiento común de un grupo con respecto al contenido de un dominio específico. (ESAP-DAFP – Guía para la formulación del PIC).

ÁREA DEL CONOCIMIENTO: Agrupación que se hace de los programas académicos teniendo en cuenta cierta afinidad en los contenidos, en los campos específicos del conocimiento, en los campos de acción de la educación superior cuyos propósitos de formación conduzcan a la investigación o al desempeño de ocupaciones, profesiones y disciplinas.

ÁREAS O JEFES DE RECURSOS HUMANOS: Son la estructura básica de la gestión de los recursos humanos en la administración pública. Algunas de sus competencias son: elaborar los planes estratégicos de recursos humanos, planes anuales de vacantes, los proyectos de plantas de personal, así como los manuales de funciones y competencias laborales, diseñar y administrar los programas de formación y capacitación, entre otras (artículo 15 Ley 909 de 2004).

BIENESTAR E INCENTIVOS: Son aquellos programas que tienen el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y desarrollo de los empleados en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales (pará- grafo artículo 36 Ley 909 de 2004).

CAPACIDADES ORGANIZACIONALES: Conjuntos de habilidades y aprendizaje colectivo, que aseguran la ejecución de los procesos organizacionales.

CAPACITACIÓN: Está orientada al desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los servidores públicos, (artículo 36 Ley 909 de 2004).

CARRERA ADMINISTRATIVA: Sistema que regula el ingreso, permanencia, ascenso y retiro del personal, regulado por la función pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil. La carrera administrativa se concibe como el mecanismo de selección objetiva idóneo, para verificar que el ingreso, asenso y permanencia en la función pública se efectúe con la observancia de ciertas garantías y principios determinados en la constitución y en la ley.

CLIMA ORGANIZACIONAL: Cualidad o propiedad del ambiente organizacional que perciben o experimentan los miembros de una organización y que influye en su comportamiento.

CNSC: Comisión Nacional del Servicio Civil

COMPETENCIA: Conjunto de habilidades y tecnologías aplicadas de forma integrada y convergente. 

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atiende a la motivación, aptitudes, actitudes, habilidades y rasgos de personalidad.

COMPETENCIAS FUNCIONALES: Se refieren a la capacidad real para desempeñar las funciones individuales de un empleo. Tienen relación con el desempeño o resultados concretos y predefinidos que el empleado público debe demostrar.

COMPETENCIAS TRANSVERSALES: Las competencias transversales son las que refieren al orden institucional, y apuntan a la conducta indispensable de todo servidor público. Se trata de las competencias inherentes al servicio público, independientemente de su función, jerarquía y modalidad laboral, en un contexto profesionalizado.

COMPETENCIAS: Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado.

CONTROL INTERNO:  Es el sistema integrado con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes y en atención a las metas u objetivos previstos (artículo 1° Ley 87 de 1993).

CULTURA ORGANIZACIONAL: Relación directa entre los aspectos que rodean a los empleados y las diferentes ventajas que brinda la organización hacia los mismos.

DASCD: Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 

EDUCACIÓN INFORMAL: Conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados. (ESAP-DAFP – Guía para la formulación del PIC).

EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO (NO FORMAL): Educación que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales, sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos.

EMPLEO PÚBLICO: Es el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del estado. (artículo 19 Ley 909 de 2004). –

EMPLEOS PÚBLICOS DE CARRERA: Es un medio de acceder a la función pública surtiendo los concursos establecidos para el efecto, y en donde se tienen en cuenta las capacidades y a aptitudes de los concursantes.

EMPLEOS PÚBLICOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN: a diferencia de los empleos de carrera éstos se caracterizan por poseer pocos trámites, son aquellos ocupados por personal idóneo (de acuerdo con lo determinado en la ley), pero los cuales son escogidos y removidos autónomamente por la entidad pública.

EMPLEOS TEMPORALES: teniendo presente lo regulado por la ley 909 del 2004, son aquellos establecidos para ser desempeñados de forma transitoria cuando las necesidades del servicio lo requieran.

ENCARGO: Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

ESTRUCTURA: La estructura formal de las entidades comprende la denominación, naturaleza y régimen jurídico, funciones, sede, integración del patrimonio, órganos superiores de dirección y administración y el ministerio o departamento administrativo al cual estarán adscritos o vinculados (artículo 50 Ley 489 de 1998).

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Se refiere a la evaluación y calificación de la conducta laboral y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales (artículo 38 Ley 909 de 2004).

FUNCIÓN PÚBLICA O ADMINISTRATIVA: Aquella que está al servicio de los intereses generales y prestación de servicios a cargo del Estado, a través de sus servidores, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (artículo 209 Constitución Política y 2° Ley 909 de 2004).

LICENCIA NO REMUNERADA PARA ADELANTAR ESTUDIOS: La licencia no remunerada para adelantar estudios es aquella que se otorga al empleado para separarse del empleo, por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces.

LICENCIA ORDINARIA: La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.

LICENCIA POR LUTO: Los empleados públicos tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013, o las normas que la modifiquen o adicionen.

LICENCIAS POR ENFERMEDAD, MATERNIDAD O PATERNIDAD: Las licencias por enfermedad, maternidad o paternidad de los servidores públicos se rigen por las normas del régimen de Seguridad Social, en los términos de la Ley 100 de 1993, la Ley 755 de 2002, la Ley 1822 de 2017 y demás disposiciones que las reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan. Las licencias a cargo de las Administradoras de Riesgos Laborales se regirán en lo pertinente al pago que asume la ARL1 por la Ley 100 de 1993, el Decreto 1295 de 1994, la Ley 776 de 2002 y la Ley 1562 de 2012 y demás disposiciones que las reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES: Instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos.

NOMENCLATURA Y ESCALA SALARIAL: Comprende el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo, su denominación y grado salarial.

ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL: Comprende las normas que fundamentan la estructura de las entidades, las plantas de empleos, los manuales de funciones y competencias laborales, así como con los planes y programas relativos a estos aspectos.

PERÍODO DE PRUEBA EN EMPLEO DE CARRERA: El empleado con derechos de carrera administrativa que supere un concurso para un empleo de carrera será nombrado en período de prueba y su empleo se declarara vacante temporal mientras dura el período de prueba.

PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN (PIC): Son las políticas o ejes centrales de formación y capacitación que las entidades implementan para sus servidores y comprende la programación que se va a desarrollar para este efecto.

PLANTAS DE PERSONAL:  Son los empleos que componen las entidades públicas y que son necesarios para dar cumplimiento a los fines y competencias institucionales.

PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO: Es un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo de empleados para resolver necesidades de aprendizaje y, al mismo tiempo, transformar y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral.

SERVIDOR PÚBLICO: La Constitución Política de 1991, estableció en el artículo 123 la definición taxativa del concepto de servidor público determinando: “ARTICULO 123. Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.  

SIDEAP: Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública El Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP) es un servicio complementario e instrumento integral que permite la formulación de políticas para garantizar la planificación, el desarrollo y la Gestión del Talento Humano en las entidades de la Administración Distrital.

SIGEP Sistema de Información y Gestión del Empleo Público: Este Sistema hace parte integral de la oferta de sistemas de información que el Gobierno Nacional desarrolla y se constituye en una herramienta de gestión de la información de las instituciones y del personal al servicio del Estado.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS: Es la situación en que se encuentra en un momento determinado un funcionario público respecto al servicio, por hechos legalmente previstos y que produce efectos salariales, prestacionales y administrativos, como: servicio activo, licencias, permisos, comisiones, encargos, servicio militar, vacaciones, traslados.  Situaciones administrativas.

VIII.      TESORERIA

O.P: Es el documento en el que se registra la transacción pago generada por la entidad para autorizar el desembolso a un beneficiario final ya sea una persona natural o jurídica.

OPGET: Es el aplicativo de Operación y Gestión de Tesorería que permite el registro y control del gasto con respecto al presupuesto de las entidades.

PAC: Es un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del distrito